De bedrijfsborrel: maak indruk op je collega’s

Champagne bij Zaelke

Zó haal je alles uit je zakelijke (kerst- en nieuwjaars)borrel

Ben jij dit jaar aan de beurt om ‘de bedrijfsborrel’ te organiseren? Slaat de angst toe?

Geen idee waar te beginnen?  Of juist wel een idee maar geen budget? Twijfel je over de invulling? Je hebt je collega’s, je hebt je baas, je hebt je relaties, misschien nog wat pers….  Oef.

Je kunt het zo gek niet bedenken, maar de meeste mensen willen eigenlijk gewoon gezellig samen zijn met collega’s en relaties in een andere sfeer. En bij je baas kun je scoren door er méér uit te halen dan je in eerste instantie zou denken. Hoe organiseer je nu een gezellige borrel? Laten we beginnen bij het begin.

Bespreekbaar maken en reserveer tijdig

Bespreek met de baas wat het doel is. Organiseer het niet alleen maar vraag 1 of 2 collega’s om met je mee te denken. Vaak kan ook de evenementenlocatie met je mee denken en je werk uit handen nemen. Zij hebben immers hele veel ervaring in het organiseren van jouw kerst- of nieuwjaarsborrel. Schrijf een plan en begin ruim op tijd. Locaties zijn vaak al ver van tevoren geboekt en cateraars hebben het druk. Bovendien organiseert iedereen op hetzelfde moment dus hoe eerder jij je uitnodiging verzonden hebt, hoe beter.

Maak de uitnodiging sprankelend;

De eerste indruk zorgt dat de sfeer al gezet is. Behalve de datum, tijdstip en locatie, vertel ook wat voor leuks jullie gaan doen, welk thema je hebt bedacht, of er kledingvoorschriften zijn en zoek er ook een passende foto bij. De uitnodiging kun je laten maken door een vormgevingsstudent, maar er zijn ook evenementenlocaties waar ze deze als extra dienst aanbieden. Veel uitnodigingen worden online verzonden en heb je dankzij het online registreren ook direct inzicht wie aanwezig zal zijn. Dat scheelt je in de kosten want dan weet je hoeveel bitterballen er besteld moeten worden.

Nodig ook de partners en je zakenrelaties uit;

Vaak is dit een fantastisch moment in het jaar om jouw collega’s en partners van je organisatie betrokken te laten raken met jullie bedrijf, stichting of vereniging. En vergeet daarbij ook niet je andere zakenrelaties! Het is wellicht duurder, maar dit is het ideale moment om meer verbondenheid te creëren en gezamenlijk te proosten op het nieuwe jaar.

Voordelen van buitenshuis;

Je kunt de borrel op kantoor houden en denken dat is eenvoudig en goedkoper, maar vaak wordt het organiseren van een borrel in huis erg onderschat. Je moet zelf zorgen voor de drank, de glazen, de koeling, de afwas én het opruimen. Daarbij is een zaal of feestlocatie vaak al prachtig en sfeervol ingericht.

Wel of geen entertainment;

Entertainment is echt een toegevoegde waarde en trekt extra bezoekers naar je borrel. Je kunt denken aan een band maar ook bijvoorbeeld aan een cocktailshaker! Maar een goede locatie heeft ook de beschikking over een geluidsinstallatie waar jij met je eigen playlist muziek kunt laten afspelen. Belangrijk is te kijken naar je doelgroep en de sfeer in het bedrijf. Een bingo klinkt oubollig, maar kan zeker ook op een ludieke manier gebracht worden. Verzin in ieder geval een activiteit dat ervoor zorgt dat niet iedereen van begin tot einde naast dezelfde persoon aan de statafel staat. Is de kans groot dat niet iedereen elkaar kent, kun je natuurlijk ook met naambordjes (of -stickers) werken met verschillende kleuren. Ook kun je je gasten vragen om contact te leggen met mensen van een andere kleur. Je zult zien hoe spontaan dat werkt.

Wat vertel je in je speech

Niets is zo vervelend dan een lange saaie verplichte speech. Bereid de toespraak voor je directeur voor. Hou het kort en luchtig, maar wel met inhoud. Vertel bijvoorbeeld hoe jullie het afgelopen jaar hebben gedaan, wat of de toekomstplannen zijn en welke medewerkers een extra glas champagne verdienen.
Zorg ervoor dat de evenementenlocatie beschikt over een goed werkend AV materiaal met microfoon en test deze ook. Ook een beeldscherm waar je iets leuks op kan projecteren (al is het maar het logo van je organisatie met een paar oliebollen erop) maakt een verschil.

Hoe regel je de catering

Zorg dat er voldoende te eten is, anders worden je gasten wellicht te snel dronken. Afhankelijk van het tijdstip kies je voor je een uitgebreid buffet, een walkingdinner of alleen snacks. Krijg je een vast budget van je baas, dan kan het handig zijn om voor een uitkooparrangement te kiezen voor het eten en drinken. De consumpties laten turven is ook een optie, alleen dan weet je pas achteraf hoeveel er gedronken is.

Om kosten te besparen kan er eventueel ook gewerkt worden met munten, die je gasten ontvangen bij binnenkomst. Mochten ze meer willen drinken is het op eigen rekening.

Zorg voor een blijvende herinnering

Leuk is het om een (online) gastenboek of fotocollage te maken voor alle gasten die zijn geweest. Dit brengt het wij-gevoel naar boven en je weet wie er wel en niet waren. Let er dus op dat de locatie een prima plek heeft om foto’s te maken, bijvoorbeeld bij de ingang. Vaak heeft de locatie dan ook extra licht op die plek zodat je dat allemaal niet meer hoeft te regelen.

Wij wensen jullie een geslaagde kerst- of nieuwjaarsborrel. Voor advies en een offerte op maat kun je altijd terecht bij Zaelke.  Wij zijn dagelijks bereikbaar van 08.00 uur tot 22.00 uur en in de weekenden van 09.00 tot 17.00 uur. Via onze website www.zaelke.nl kun je met ons chatten.

Wist je dat wij bij Zaelke ook ieder jaar weer práchtige kerstdecoraties hebben?
Wij begroeten jou graag in onze gezellig Blue lounge voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek. Laten we je gelijk onze sfeervolle Purple Dome zien, geschikt voor (bedrijfs-)feesten van 20- 250 personen.